Guía para principiantes de un gestor de proyectos

Guía para principiantes de un gestor de proyectos

Por mucho que se necesiten desarrolladores senior, intermedios y junior expertos para que un proyecto funcione, son esencialmente engranajes de una rueda. Por sí solos, estos profesionales son capaces de hacer grandes cosas, pero un proyecto necesita que varias personas trabajen juntas para llevarlo a la meta.

Si los engranajes de una rueda están mal colocados, mal gestionados o con exceso de trabajo, la complicada máquina que es su proyecto no funcionará. Por eso es la mala gestión de proyectos la que más contribuye a los fracasos de las TI.

Si contrata a grandes programadores pero éstos no producen resultados, la culpa puede ser de sus prácticas de gestión de proyectos. Puedes contrarrestarlo siguiendo esta guía para principiantes de un PM.

Cómo iniciar un proyecto

El trabajo de un gestor de proyectos comienza mucho antes de tener que gestionar un equipo. El primer paso en la vida de un proyecto es iniciarlo. Una vez que reciba una nueva solicitud de proyecto, su trabajo consiste en evaluar la capacidad de su organización para gestionarlo y lo que necesita para llevarlo a cabo.

Esto es lo que tienes que aclarar:

  • El caso de negocio del proyecto
  • Definir los resultados
  • Coste estimado del proyecto
  • Calendario estimado del proyecto
  • Equipo del proyecto

Lo más destacable de este proceso es que no puedes hacerlo solo. Es necesario involucrar a todas las partes interesadas para asegurarse de que no se pierde ninguna información.

Tienes que hablar con tus superiores, con los clientes y con los jefes de equipo de tu empresa. Así te asegurarás de tener un sólido conocimiento de los aspectos técnicos del proyecto que pueden no ser obvios desde tu punto de vista y de comprender plenamente las necesidades de los clientes.

Toda la información que reúna durante esta fase se incluirá en la carta del proyecto, un documento en el que se describen los objetivos del proyecto, su alcance, los recursos que se necesitan para lograrlo, incluidos los miembros del equipo, y las estrategias de gestión de riesgos.

Una vez que ese documento se ha creado y ha sido aprobado por la dirección de la empresa, se puede pasar a la siguiente fase.

Cómo planificar un proyecto

Todo plan de proyecto debe tener en cuenta tener en cuenta tres aspectos principales:

  1. Lo que hay que entregar
  2. De qué recursos se dispone para realizarlo
  3. Cuál es el flujo de trabajo de aprobación de los clientes

En función de estas tres, tendrás que elegir la metodología adecuada, crear una hoja de ruta con hitos significativos y flujos de trabajo diarios. Lo peor de todo es que quizá no puedas cambiar el último componente de un plan de proyecto exitoso, el que no depende de tu empresa.

Es posible que tengas que trabajar estrechamente con el personal del cliente para asegurarte de que tus hitos coinciden perfectamente con el flujo de trabajo de la empresa. Una vez hecho esto, crea una hoja de ruta que describa los principales pasos que tienes que dar. Puedes hacerlo con un diagrama de Gantt o un mapa de flujo de valor.

A continuación, decide qué recursos tienes y cómo a tu disposición. Crea una reserva de talento a la que puedas recurrir en caso de que alguien de tu equipo dedicado esté fuera de combate. A continuación, cree una matriz RACI para que la fase de seguimiento sea menos pesada.

Como programador de alto nivel, siempre te reasignarán a nuevos proyectos para ayudar y nunca estarás muy seguro de lo que debes hacer. Si quieres evitar ese tipo de estrés a tus recursos más importantes, las personas, tienes que sincronizar todos los horarios o, tal vez, asignar a los empleados con mejor rendimiento tareas de revisión de código.

Una vez que tengas la hoja de ruta preparada y hayas diseñado la primera iteración ágil, es el momento de pasar a la siguiente fase.

Cómo ejecutar un proyecto

Has hecho mucho trabajo hablando con el equipo y con el cliente para que el plan sea perfecto. Sin embargo, si has trabajado un día en la gestión de proyectos, sabes que incluso el plan perfecto puede fracasar estrepitosamente. A menudo, esto no ocurre por una mala planificación, sino por una mala gestión de los riesgos.

Los problemas de equipo son muy comunes. Puedes esperar que un determinado miembro del equipo contribuya hasta 5 horas diarias durante un mes, pero se pone enfermo o se le arrebata para un proyecto con mayor prioridad. Ahora, te encuentras con que te falta personal y el equipo existente tendrá que hacer horas extras.

Para evitar esto, hay que hacer una gestión de riesgos suficiente antes. Tenga personal de reserva que pueda utilizar si alguno de los miembros del equipo principal no puede trabajar. Las personas de otros equipos que no estén muy comprometidas o los autónomos que puedan empezar a trabajar con poca antelación son una gran opción.

El siguiente problema común es tener dificultades con los resultados. A menudo, un equipo llega con una estimación de tiempo optimista y el proyecto acaba siendo mucho más difícil de lo que se esperaba en un principio. Puedes contrarrestar esto añadiendo un 20% del tiempo estimado al plazo durante el proceso de planificación y haciendo que tu estructura de planificación no sea rígida.

Emplea un método como Agile y podrás trabajar en iteraciones más cortas, descubriendo los problemas y resolviéndolos más rápidamente.

El último tipo de problema común no depende de ti. Un cliente perfecto no hace más que aprobar tu trabajo y pagar al final. Por desgracia, en el mundo real, un cliente puede resultar difícil de tratar. En medio del proceso de desarrollo, aparecen con un entregable que tienes que implementar ahora mismo o exigen que los plazos se acorten.

La única manera de contrarrestar esto es crear un contrato que esté redactado de manera que el cliente no pueda reclamar más de lo que se acordó inicialmente.

Cómo supervisar un proyecto

Esta etapa coincide con la de ejecución. Mientras que la etapa de ejecución es en gran medida el trabajo del equipo, el seguimiento es donde sus esfuerzos como PM son más importantes. Supervise los KPI de su proyecto y el grado de cumplimiento de los mismos por parte de su equipo.

Si ves una gran diferencia entre los objetivos establecidos y el rendimiento, es el momento de analizar qué está fallando y cómo puedes volver a planificar para ajustar el rendimiento.

Sin embargo, asegúrate de no quitarle demasiado tiempo al equipo con las entrevistas. Si descubres que el plan inicial acordado con el cliente era defectuoso, necesitarás habilidades de negociación para sacarlo adelante.

Cómo cerrar el proyecto

Después de todo este duro trabajo, es posible que te apetezca acabar cuanto antes. Sin embargo, cerrar el proyecto de la manera correcta levantará el espíritu del equipo y evitará que la empresa tenga problemas legales después. Esto es lo que tienes que hacer:

  • Comprobar si se cumplen todos los detalles del plan
  • Confirmar cada uno de los entregables con el cliente
  • Organizar las notas para su posterior análisis
  • Agradecer personalmente a los miembros del equipo
  • Terminar con el aspecto legal de las cosas

Siguiendo esta lista de comprobación te aseguras de que la empresa está legalmente segura, el equipo está contento y tú tienes información para analizar y mejorar más adelante.

Resumen

La gestión de proyectos no es un trabajo fácil, pero puedes hacerlo si tienes el material de aprendizaje adecuado. Guarde esta guía para utilizarla como referencia más adelante y consulte otros materiales educativos de nuestro sitio web. Si quieres llevar el aprendizaje aún más lejos, échale un vistazo al PMBOK.

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